I det förra inlägget skrev jag om bakgrunden till att jag börjat arbeta med visuell styrning med kanban. Det här inlägget ger en första titt på verktygen vi kan använda.
Utöver ett uppdrag att slutföra och kunskap om hur kanban fungerar behövs följande för att komma igång med en egen kanbantavla:
- En rymlig whiteboard med tillhörande pennor
- Post-its i olika färger
- Pennor som det går att skriva tydligt på post-its med (vanliga bläck eller blyertspennor ger så tunn skrift att det blir svårt att läsa vad det står när man står en bit från whiteboarden)
Att jobba med en kanbantavla (för till exempel sitt drifts- eller supportteam) handlar om att synliggöra sitt arbete så att man istället för överbelastning kan ha rätt mängd arbete igång, och därmed få fler saker klara snabbt och med rätt kvalitet.
Vi använder post-its (eller något annat flyttbart) för att dokumentera vad vi jobbar med – en sak per lapp. Målet är inte att dokumentera varenda liten sak som görs. Tvärtom funkar det hela bäst om man på lapparna skriver ned små nyttiga delresultat, snarare än aktiviteter.
Arbetets aktuella status visar vi genom att placera våra lappar på rätt ställe på whiteboarden. På den har vi nämligen ritat upp vår grupps arbetsprocess, så att lapparna kan sättas i kolumner som visar de olika steg arbetet går igenom, från ax till limpa.
Vi vet att kanbantavlan börjar fungera när vi med en snabb blick kan se vilket arbete som väntar, vad som pågår, och vad som gjorts klart. Från dag till dag kan vi lapparna röra sig över tavlan, från en kort prioriterad lista, genom de olika stegen i arbetsprocessen, på väg mot leveransklara resultat.
En whiteboard och post-its kanske verkar vara primitiva vertyg? Det stämmer, och det är helt avsiktligt. De är nämligen också mycket kraftfulla.
Genom att använda dessa enkla verktyg gör vi det lätt att anpassa vår process när vi märker att det behövs – det kostar bara lite suddande, omritande och lappflyttande. Med andra ord hindras inte våra förbättringsambitioner av att verktyget inte hänger med i svängarna (något som i min erfarenhet händer oftare än vad som är önskvärt). Med andra ord: Ingen hittar den optimala arbetsprocessen på första försöket. Verktygen finns till för att stötta processen. Därför måste det vara lätt att justera verktygen.
När synligheten är stor är det också lättare för var och en att veta var man kan hjälpa till. Gruppen får tydliga signaler när den behöver samarbeta för att lösa problem. Hur klyschigt det än kan låta så är ett team mer än summan av sina medlemmar. En grupp som lär sig samarbeta effektivt, till exempel med hjälp av en kanban-tavla, har tagit ett steg på vägen mot att bli ett effektivt team. Ett team låter inte sina medlemmar kämpa ensamma, det kliver in och hjälper individen att komma vidare och växa. Alla verktyg som kan hjälpa oss att komma närmare det idealet är värda en andra titt.
Använder du visuell styrning med enkla verktyg? Vad är dina bästa tips?