MVKJG 4: Gör en prioriterad lista

Att ha “för mycket att göra” är något som belönas i många sammanhang. Det ser helt enkelt rätt snyggt ut att ha mycket att göra, och en kort stund kan det kännas ganska bra också.

Tyvärr är “för mycket att göra” även ett utmärkt sätt att skjuta produktiviten i sank både för sig själv och för de man samarbetar med. Tråkigt nog (eller turligt nog, beroende på hur man ser på saken) brukar eventuella negativa sideffekter inte vara lika tydliga som svetten som stänker från den mer än fullt sysselsattes panna. De små, frekventa, och kanske lite imponerande stånken om att “det är så otroligt mycket just nu” gör också sitt till för att dölja det faktum att mycket är på gång men bara lite blir gjort.

Arbetsdagens längd varierar, men dygnet har exakt tjugofyra timmar, för åtminstone alla jag känner. Den som säger sig ha ont om tid menar alltså egentligen att det finns för mycket att göra. Någon gång då och då kan väl det problemet lösas med hjälp av en längre arbetsdag, men för de allra flesta producerar nog övertid mer magsår än affärsresultat.

Vad är alternativet till att jobba mer? Det är att lära sig hantera sin arbetsbelastning på ett sätt som ger resultat trots att tiden är begränsad.

Att lära sig hantera sin egen arbetsbelastning kräver två verktyg. Det ena är en personlig insikt om att den kortsiktiga nytta det innebär att “ha många bollar i luften” alldeles för ofta resulterar i långsiktig ineffektivitet. Det andra är förmågan att prioritera.

Lyckligtvis är inte båda dessa rekvisit lika svåruppnåeliga. Det ena av dem är faktiskt ganska lätt: att göra en prioriterad lista.

Varför göra en prioriterad lista? Tänk så här. Det är osannolikt att alla de saker du “måste” göra är lika viktiga. Alltså är vissa saker mindre viktiga än andra (dööh). De sakerna hamnar långt ned på listan.

Vad hamnar långt upp på listan? Längst upp på listan hamnar de saker som ger mest fyrverkerier för minst krut. Vissa kallar dessa saker lågt hängande frukt. Jag kallar dem ninjagrepp. Alla vet ju att de fruktade ninjorna (se upp för dem!) besitter kunskap om enkla grepp med dödlig effekt. Liten insats, hög verkningsgrad, eller på corporate-speak: bra nytto-kostnadsrelation.
Varför är det så effektivt att göra en prioriterad lista? Två saker gör metoden effektiv.

Här kommer den första: du kommer förmodligen ändå inte hinna göra allt du trodde du var tvungen att göra. När tiden är slut vill du självklart hellre ha gjort viktigare saker än mindre viktiga saker.

Här kommer den andra: när du gör en, rak och stilig, prioriterad lista så tvingas du göra svåra val. Två saker på en prioriterad lista kan nämligen aldrig (aldrig!) vara lika viktiga. Du måste välja. När vi verkligen måste välja tvingas vi tänka efter, och när vi tänker efter får vi mer kunskap om vad som är viktigt. Då ökar sannolikheten att när dagen eller projekttiden är slut, så har vi faktiskt åstadkommit något av värde både för oss själv och för andra.

Author: Tobias Fors

I'm a software management consultant. I help other people succeed with software development. In my work, I help teams and organizations be more effective and ship software.